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Valeria López
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11 KiB
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# Guía de Importación de Datos desde Excel
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Este documento describe cómo importar eventos y asistencias históricas desde archivos Excel al sistema.
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## Requisitos Previos
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1. Tener el contenedor Docker del backend ejecutándose
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2. Tener los archivos Excel preparados con el formato correcto
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3. Conocer el número de cuenta de un asistente autorizado para realizar la importación
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## 1. Importación de Eventos
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### Formato del Archivo Excel (eventos.xlsx)
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El archivo debe tener una hoja llamada **"Eventos"** con las siguientes columnas en la primera fila (encabezados):
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| Columna | Tipo | Requerido | Descripción | Ejemplo |
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|---------|------|-----------|-------------|---------|
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| titulo | Texto | ✓ | Título de la ponencia | "Introducción a Python" |
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| descripcion | Texto | ✓ | Descripción del evento | "Taller introductorio sobre Python para principiantes" |
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| tipo | Texto | ✓ | Tipo de evento | conference, workshop, panel, seminar |
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| modalidad | Texto | ✓ | Modalidad del evento | presencial, online, hybrid |
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| ponente | Texto | ✓ | Nombre del ponente | "Dr. Juan Pérez" |
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| fecha | Fecha/Texto | ✓ | Fecha del evento | 2024-03-15 o 15/03/2024 |
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| hora_inicio | Hora/Texto | ✓ | Hora de inicio | 10:00 |
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| hora_fin | Hora/Texto | ✓ | Hora de finalización | 12:00 |
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| ubicacion | Texto | ✓ | Ubicación o plataforma | "Aula A-101" o "Zoom" |
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| capacidad | Número | ✓ | Capacidad máxima | 100 |
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| enlace_reunion | URL | - | Enlace de reunión (para eventos online/hybrid) | https://zoom.us/j/123456 |
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| id_reunion | Texto | - | ID de reunión | "123 456 789" |
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### Ejemplo de Archivo Excel - Eventos
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```
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| titulo | descripcion | tipo | modalidad | ponente | fecha | hora_inicio | hora_fin | ubicacion | capacidad | enlace_reunion | id_reunion |
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|--------------------------|----------------------------------|------------|-------------|------------------|------------|-------------|----------|-----------|-----------|----------------|------------|
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| Introducción a Python | Taller básico de Python | workshop | presencial | Dr. Juan Pérez | 2024-03-15 | 10:00 | 12:00 | Aula A-101| 50 | | |
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| Desarrollo Web Moderno | Conferencia sobre React y Django | conference | online | Ing. María López | 2024-03-16 | 14:00 | 16:00 | Zoom | 100 | https://zoom... | 123456789 |
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```
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### Comando de Importación de Eventos
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```bash
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# Ingresar al contenedor Docker
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docker-compose exec backend bash
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# Importar eventos (con validación de fechas)
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python manage.py import_events /path/to/eventos.xlsx
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# Importar eventos históricos (sin validación de fechas pasadas)
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python manage.py import_events /path/to/eventos.xlsx --skip-validation
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# Especificar nombre de hoja diferente
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python manage.py import_events /path/to/eventos.xlsx --sheet "MisEventos"
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```
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### Copiar Archivo al Contenedor
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Si tu archivo está en tu computadora local, primero cópialo al contenedor:
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```bash
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# Desde tu terminal local (fuera del contenedor)
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docker cp eventos.xlsx pagina-de-asistencia-mac-backend-1:/app/
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# Luego importa desde dentro del contenedor
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docker-compose exec backend python manage.py import_events /app/eventos.xlsx --skip-validation
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```
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## 2. Importación de Asistencias
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### Formato del Archivo Excel (asistencias.xlsx)
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El archivo debe tener una hoja llamada **"Asistencias"** con las siguientes columnas en la primera fila (encabezados):
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| Columna | Tipo | Requerido | Descripción | Ejemplo |
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|---------|------|-----------|-------------|---------|
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| numero_cuenta | Texto | ✓ | Número de cuenta del asistente (8 dígitos) | "12345678" |
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| nombre_completo | Texto | ✓ | Nombre completo del asistente | "Ana García Rodríguez" |
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| titulo_evento | Texto | ✓ | Título exacto del evento (debe existir) | "Introducción a Python" |
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| fecha_evento | Fecha/Texto | ✓ | Fecha del evento | 2024-03-15 o 15/03/2024 |
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| metodo_registro | Texto | - | Método de registro | manual, barcode, external (default: manual) |
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| notas | Texto | - | Notas adicionales | "Llegó tarde" |
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### Ejemplo de Archivo Excel - Asistencias
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```
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| numero_cuenta | nombre_completo | titulo_evento | fecha_evento | metodo_registro | notas |
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|--------------|----------------------|--------------------------|--------------|-----------------|-------|
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| 12345678 | Ana García Rodríguez | Introducción a Python | 2024-03-15 | manual | |
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| 87654321 | Carlos Ruiz Martínez | Introducción a Python | 2024-03-15 | barcode | |
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| 11223344 | Luis Fernández Pérez | Desarrollo Web Moderno | 2024-03-16 | external | |
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```
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### Comando de Importación de Asistencias
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```bash
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# Ingresar al contenedor Docker
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docker-compose exec backend bash
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# Importar asistencias (REQUIERE número de cuenta del asistente que importa)
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python manage.py import_attendance /path/to/asistencias.xlsx --registrador 12345678
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# Importar asistencias históricas (sin validación de horarios)
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python manage.py import_attendance /path/to/asistencias.xlsx --registrador 12345678 --skip-validation
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# Crear automáticamente usuarios externos si no existen
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python manage.py import_attendance /path/to/asistencias.xlsx --registrador 12345678 --skip-validation --create-external
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# Especificar nombre de hoja diferente
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python manage.py import_attendance /path/to/asistencias.xlsx --registrador 12345678 --sheet "MisAsistencias" --skip-validation
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```
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### Copiar Archivo al Contenedor
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```bash
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# Desde tu terminal local (fuera del contenedor)
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docker cp asistencias.xlsx pagina-de-asistencia-mac-backend-1:/app/
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# Luego importa desde dentro del contenedor
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docker-compose exec backend python manage.py import_attendance /app/asistencias.xlsx --registrador 12345678 --skip-validation --create-external
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```
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## Flujo Completo de Importación
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### Paso 1: Preparar los archivos Excel
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1. Crear `eventos.xlsx` con la hoja "Eventos" y los datos de las conferencias
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2. Crear `asistencias.xlsx` con la hoja "Asistencias" y los registros de asistencia
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### Paso 2: Copiar archivos al contenedor Docker
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```bash
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docker cp eventos.xlsx pagina-de-asistencia-mac-backend-1:/app/
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docker cp asistencias.xlsx pagina-de-asistencia-mac-backend-1:/app/
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```
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### Paso 3: Importar eventos primero
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```bash
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docker-compose exec backend python manage.py import_events /app/eventos.xlsx --skip-validation
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```
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### Paso 4: Importar asistencias
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```bash
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# Reemplaza 12345678 con el número de cuenta de un asistente autorizado
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docker-compose exec backend python manage.py import_attendance /app/asistencias.xlsx --registrador 12345678 --skip-validation --create-external
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```
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### Paso 5: Verificar la importación
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Puedes verificar en:
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- Admin de Django: http://localhost/admin/
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- API de eventos: http://localhost/api/events/
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- API de asistencias: http://localhost/api/attendance/
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## Notas Importantes
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### Para Eventos Históricos
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- **IMPORTANTE**: Usa `--skip-validation` para eventos que ya pasaron, de lo contrario el sistema rechazará eventos con fechas pasadas.
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- Los eventos en línea o híbridos requieren un `enlace_reunion`
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### Para Asistencias Históricas
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- **IMPORTANTE**: Usa `--skip-validation` para asistencias de eventos pasados.
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- Los eventos deben existir ANTES de importar asistencias (importa eventos primero).
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- El `titulo_evento` y `fecha_evento` deben coincidir exactamente con un evento existente.
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- El número de cuenta del asistente debe ser de 8 dígitos.
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### Usuarios Externos
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- Si un número de cuenta no existe como estudiante regular, el comando buscará en usuarios externos.
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- Usa `--create-external` para crear automáticamente usuarios externos que no existan.
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- Los usuarios externos creados automáticamente serán marcados como "aprobados".
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### Números de Cuenta
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- Todos los números de cuenta deben tener **8 dígitos**.
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- Si tus datos antiguos tienen 7 dígitos, agrégales un 0 al inicio en Excel (ejemplo: 1234567 → 01234567).
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### Formato de Fechas y Horas
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Formatos aceptados:
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- **Fechas**: `YYYY-MM-DD` (2024-03-15) o `DD/MM/YYYY` (15/03/2024)
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- **Horas**: `HH:MM` (10:00, 14:30)
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### Tipos de Evento
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Valores válidos para la columna `tipo`:
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- `conference` - Conferencia
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- `workshop` - Taller
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- `panel` - Mesa Redonda
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- `seminar` - Seminario
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### Modalidades
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Valores válidos para la columna `modalidad`:
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- `presencial` - Presencial
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- `online` - En línea
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- `hybrid` - Híbrido
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### Métodos de Registro
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Valores válidos para la columna `metodo_registro`:
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- `manual` - Registro Manual (default)
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- `barcode` - Código de Barras
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- `external` - Usuario Externo
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## Solución de Problemas
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### Error: "Evento no encontrado"
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- Verifica que el `titulo_evento` y `fecha_evento` coincidan exactamente con un evento existente.
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- Importa los eventos antes de las asistencias.
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### Error: "No se encontró un asistente"
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- Verifica que el número de cuenta del `--registrador` sea válido y pertenezca a un asistente.
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### Error: "Usuario no encontrado"
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- Usa `--create-external` para crear automáticamente usuarios externos.
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- O crea manualmente los usuarios/estudiantes antes de importar.
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### Error: "Formato de fecha inválido"
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- Verifica que las fechas estén en formato `YYYY-MM-DD` o `DD/MM/YYYY`.
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- En Excel, formatea las columnas de fecha como "Texto" para evitar conversiones automáticas.
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### Error: "Datos incompletos"
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- Verifica que todas las columnas requeridas (marcadas con ✓) tengan valores.
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## Ejemplo Completo
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Aquí hay un ejemplo completo con dos eventos y sus asistencias:
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### eventos.xlsx
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titulo | descripcion | tipo | modalidad | ponente | fecha | hora_inicio | hora_fin | ubicacion | capacidad
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Introducción a Python | Taller básico de Python | workshop | presencial | Dr. Juan Pérez | 2024-03-15 | 10:00 | 12:00 | Aula A-101| 50
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|
Desarrollo Web Moderno | Conferencia sobre React y Django | conference | presencial | Ing. María López | 2024-03-16 | 14:00 | 16:00 | Aula B-202| 100
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```
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|
### asistencias.xlsx
|
|
```
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|
numero_cuenta | nombre_completo | titulo_evento | fecha_evento
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12345678 | Ana García Rodríguez | Introducción a Python | 2024-03-15
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|
87654321 | Carlos Ruiz Martínez | Introducción a Python | 2024-03-15
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|
11223344 | Luis Fernández Pérez | Desarrollo Web Moderno | 2024-03-16
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|
12345678 | Ana García Rodríguez | Desarrollo Web Moderno | 2024-03-16
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```
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### Comandos
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|
```bash
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# Copiar archivos
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docker cp eventos.xlsx pagina-de-asistencia-mac-backend-1:/app/
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docker cp asistencias.xlsx pagina-de-asistencia-mac-backend-1:/app/
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# Importar eventos
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docker-compose exec backend python manage.py import_events /app/eventos.xlsx --skip-validation
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# Importar asistencias (asumiendo que 12345678 es un asistente)
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docker-compose exec backend python manage.py import_attendance /app/asistencias.xlsx --registrador 12345678 --skip-validation --create-external
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